Historie
Al in het begin van vorige eeuw dachten mensen na over hoe kennisoverdracht over grote afstand mogelijk was en wilde men onafhankelijk worden van een fysieke plaats om les te geven. In Amerika gingen universiteiten bijvoorbeeld op zoek naar manieren om les te geven via radio of TV. Dat werd aanvankelijk vooral gezien als oplossing voor de studenten op het platteland die niet altijd de mogelijkheid hadden om lang van huis weg te zijn voor hun studies. Professor C.C. Clark van de Universiteit van New York gebruikte in 1935 een korte-golf radio transceiver voor zijn les, hierbij was het zowel mogelijk berichten te zenden als vragen van studenten te ontvangen. Rond dezelfde tijd begonnen de Universiteit van Iowa en the Universiteit van Chicago te experimenteren met het gebruik van TV in hun onderwijs programma.

Het heden
Vandaag de dag heeft de ontwikkeling van krachtige en veelzijdige hardware en software, van het Internet en van de overal bereikbare netwerken ons in staat gesteld les te volgen en te geven waar je ook bent. Ontwerpen van online cursusmateriaal wordt steeds makkelijker dankzij gebruiksvriendelijke software. MOOCs (Massive Open Online Courses) bereiken duizenden deelnemers van over de hele wereld in een keer. Ook webinars zijn uitgegroeid tot een zeer efficiënte manier om kennisoverdracht mogelijk te maken tussen lesgever en student of binnen special interest groups (SIGs).

ATiT webinars
Bij ATiT hebben wij de afgelopen jaren tientallen webinars georganiseerd voor verschillende projecten en SIGs, de meeste rond het onderwerp media & leren en gericht op mensen werkzaam in de onderwijs sector. Zelf ben ik sinds de afgelopen jaren nauw betrokken als organisator en technische coördinator van deze webinars. 

Tips voor het organiseren van een webinar

Tip 1: Leer je webinar service goed kennen en bereid je goed voor 
Om een webinar te organiseren maak je gebruik van video en audio streaming via het internet – en zoals je wellicht zelf ook al hebt ervaren is dit helaas niet altijd even betrouwbaar. Houd er rekening mee dat het netwerk aan jouw kant, aan de kant van je sprekers of zelfs aan de kant van de webinar server in de fout kan gaan. Niet dat je er veel aan kan doen maar houd toch maar het telefoon nummer van je sprekers en de e-mail adressen van je publiek bij de hand, je weet maar nooit of je ze dringend moet bereiken. Daarnaast zijn er nog tal van andere factoren waar je rekening mee moet houden. Mensen maken gebruik van verschillende computers en tablets met specifieke besturingssystemen en browsers, de hardware (microfoon, webcam, headset) en instellingen kunnen soms problemen geven, ook is er niet altijd technische ondersteuning aan de kant van de spreker.

Er bestaat geen pasklare oplossing voor deze problemen, het enige wat je kan doen is heel goed op tijd beginnen met je voorbereiding. Het is verstandig minstens een week voor je webinar een test-sessie te organiseren met alle sprekers en moderator. En wees kordaat: vraag je sprekers met aandrang een stille ruimte uit te kiezen voor hun webinar en met een headset te werken om goede verstaanbaarheid te kunnen garanderen. Slechte audio zal niemand tolereren, lage kwaliteit video zullen mensen sneller door de vingers zien. Toch is het goed om te kijken of je het video beeld kan optimaliseren: vraag de spreker om niet met de rug vlak voor een raam te gaan zitten (tegenlicht) en laat de persoon extra licht aan doen of een bureaulampje neer zetten als het te donker is in het lokaal. Een voorbereidende sessie is ook zeer goed voor moderator en sprekers om elkaar te leren kennen en het onderwerp en de presentaties even met elkaar door te spreken. Ook is het een kans om iedereen vertrouwd te maken met de webinar tool. Alles zal een stuk vloeiender verlopen als de sprekers goed weten hoe zij zelf hun presentatie kunnen bedienen en weten hoe zij hun geluid en video zelf aan en uit kunnen zetten.

En als het toch even misgaat?
Een grondige voorbereiding is een absolute must om de webinar goed te laten verlopen, maar er is geen reden tot paniek als er toch iets mis gaat: de deelnemers zullen dit begrijpen en geduldig genoeg zijn om even te wachten als er zich toch een technisch probleem voordoet tijdens de uitzending. 

Tip 2: Hou het bondig en zorg voor structuur
De tegenwoordige “moderne” webinar verschilt niet veel van wat Clark en collega’s probeerden in de jaren dertig: kennis overdragen aan een publiek op grote afstand en met hen interacteren. Vandaag is die droom werkelijkheid geworden, maar we merken nu ook dat dit online element nieuwe uitdagingen biedt. Deelnemers kijken mee vanop een klein scherm, soms niet in een ideale situatie en hebben nogal wat afleiding (e-mails, internet, collega’s). Mensen zijn dus veel sneller afgeleid dan in een klassieke face-to-face situatie. Om tegemoet te komen aan de typische korte spanningsboog en de vele afleidingen van het online publiek heb je dus een boeiende sessie nodig maar moet je ook opzoek gaan naar een ideale tijdsduur.

Vast Stramien
In de webinars die wij bij ATiT organiseren volgen wij meestal een vast stramien: we introduceren het onderwerp, we verdiepen dit door “experts” aan het woord te laten en vervolgens geven wij deelnemers de kans vragen te stellen en commentaar te geven. Voor ons publiek bleken sessies van maximaal een uur het best te werken. In een uur heb je net genoeg tijd om een onderwerp te introduceren en genoeg discussietijd om te verdiepen. De sessie is tegelijk ook weer niet zo lang dat mensen beginnen af te haken.

Probeer het uit
Er is niet een enkele juiste manier voor het organiseren van een webinar, de beste tip is om het gewoon een paar keer te proberen. Probeer het eens uit met een kleine groep. Nodig voor de eerste keer enkel collega’s of vrienden uit. Na een eerste keer zal je zeker de smaak te pakken krijgen! Neem ook je eerste webinars op en kijk daarna even terug met enkele kritische vrienden en deelnemers om te leren van wat je goed en fout deed.

Hieronder zie je een voorbeeld van een webinar georganiseerd door de Media & Learning associatie over het gebruik van videos voor en door studenten in het hoger onderwijs.

Tip 3: Zorg voor genoeg afwisseling en interactie
Een manier om de dynamiek te behouden is het uitnodigen van meer dan één spreker, zo ontstaat er een natuurlijk breekpunt in de sessie. Ook zal de discussie levendiger zijn met  twee of meer mensen in het panel. Een goede webinar staat of valt meestal – zoals dat ook geldt voor een klassieke les, bij goede sprekers. Dat wil niet altijd zeggen dat een leraar die het goed doet voor een collegezaal ook goed overkomt op een scherm, het is een andere manier van lesgeven die sommige mensen nerveus maakt of slechter laat presteren. Voor de meeste mensen is het even wennen om tegen een plat scherm te moeten spreken in plaats van voor een levend publiek, of om gebruik te moeten maken van technologie (camera, microfoon...) maar eenmaal geprobeerd raken de meeste mensen er wel enthousiast over.

Interactiemogelijkheden
Het is goed om sprekers erop te wijzen dat ze allerlei interactieve activiteiten kunnen inlassen zoals bijvoorbeeld een poll of een quiz, een chatronde. Interactie via de chat vraagt wel een beetje oefening: zo is het bijvoorbeeld goed om af en toe een stilte te laten vallen, zodat mensen tijd hebben om een antwoord om te typen, of een vraag. Wat bijvoorbeeld ook goed werkt om een webinar op gang te helpen is beginnen met een korte “off-topic” vraag. Je kan aan het begin van een sessie bijvoorbeeld vragen waar iedereen vandaan komt: dit zorgt er voor dat het ijs breekt voor zowel kijker als spreker (een eerste interactie) en bij een internationaal publiek is het ook interessant om te zien uit welke verschillende landen de deelnemers afkomstig zijn. Een korte video tijdens de presentatie of de deelnemers vragen een simpele activiteit te doen kan ook helpen de sessie dynamisch en interactief te houden. Wij vroegen deelnemers tijdens een sessie over social media om naar Twitter te surfen en te zoeken op een specifieke hashtag, een interessante tweet te selecteren en deze te retweeten, dit soort korte opdrachtjes kunnen ervoor zorgen dat je publiek actief betrokken blijft.

Tip 4: Kies de juiste tool
Welke tool je nu moet kiezen om een webinar te organiseren, dat hangt helemaal af van je persoonlijke voorkeur en wat je precies nodig hebt qua opties. Wil je enkel slides met audio weergeven? Is de meeting beperkt tot een klein groepje mensen? Wil je de webinar kunnen opnemen en later makkelijk publiceren? Wil je dat mensen per telefoon kunnen inbellen? Hieronder vind je een kort lijstje met online conferentie tools, let wel er zijn er veel meer en er komen er nog elke maand nieuwe bij. Het is dus aan te raden om zelf eens te zoeken en verschillende online reviews te lezen. Veel webinar services zijn betalend, maar vaak is er een trial versie, zo kun je makkelijk zelf  verschillende tools uit proberen en ontdekken wat voor jou het beste werkt. De meeste van de hiernavolgende tools hebben allemaal polling, chat en quiz functionaliteit naast de gebruikelijke video en audio communicatie. De verschillen zitten soms in het management van de gebruikers (uitnodigen en opvolgen van gebruikers) of in de schaalbaarheid (aantal kijkers, aantal presentatoren, etc.)

Tools

• Adobe Connect is een zeer uitgebreid platform met mobiele tools, uitgebreide multimedia opties, uitstekende schaalbaarheid (afhankelijk van het contract) en goede audio en video kwaliteit, integratie met video conferentie, compleet user management, break out rooms, integratie met streaming video, learner analytics en tracking, opname maken en bewaren (persistentie) van de webinars, enzovoort. Connect is populair in Hoger Onderwijs.
• Blackboard Collaborate is een webinar software die vooral gericht is op de educatieve gebruiker. Alle standaard webinar services zijn aanwezig (web conferencing, video en audio weergave enzovoort) en bovendien biedt het een zeer goede integratie met het Blackboard LMS.
• Cisco Webex wordt in de bedrijfswereld zeer veel gebruikt, is zeer schaalbaar, gemakkelijk aan te passen aan de huisstijl, uitgebreide user tracking, alle standaard features zoals polls en chats en een goede planner voor de organisatie van webinars.
• Go To webinar is een populaire webinar tool met HD Video opname mogelijkheid, archivering van opnames, polls en surveys, goede schaalbaarheid, voor een aanvaardbaar prijskaartje.
• Google Hangout is geen standaard webinar platform als dusdanig maar heeft wel een aantal functionaliteiten voor collaboratieve meetings, presentaties, virtuele workshops, enz. De limiet is tot 10 deelnemers in een video/audio webinar maar met de mogelijkheid om rechtstreeks te streamen over YouTube en het daar ook meteen op te nemen. Werkt op alle devices van PC tot Smartphone, eenvoudige screen share opties, alles zeer intuïtief te bedienen en bovenal gratis.
• Skype is geen echte webinar tool maar deze video conferencing kan evengoed gebruikt worden voor groep meetings, virtuele workshops enzovoort. Is geïntegreerd (mits betaling) met het telefoonnetwerk, kan grotere groepen aan (25 deelnemers), je kan files en scherm delen enzovoort. Soms een beetje nukkig in de verbinding maar wel een van de meeste gebruikte tools voor interactieve communicatie.
• Spreed heeft een zeer gebruiksvriendelijke interface, niet heel uitgebreid maar daardoor vrij simpel in gebruik. Verder heb je tegen extra betaling een handige call-in optie, dit heeft voor ons al zijn nut bewezen in het geval van een slechte internet connectie bij onze sprekers. Als nadeel ondervonden wij dat de screensharing optie soms wat extra set-up nodig heeft (vooral bij Mac).

Webinar service
De Media & Learning associatie biedt aan zijn partners als onderdeel van het lidmaatschap een webinar service: training, ondersteuning en hulp bij het organiseren van webinars. Interesse om lid te worden met jouw organisatie? Contacteer dan info@association.media-and-learning.eu of kijk voor meer informatie op de website.

Joasia van Kooten

Media Productie & Communicatie ,ATiT